docTrackr 追蹤、遠端控制從 Email 寄出的 PDF 附件(Chrome 擴充功能)

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如果你喜愛 Google 提供的 Gmail 免費信箱,那一定不能不知道,Gmail 其實也有許多第三方的擴充功能可以搭配使用,來增強信箱本身不足的功能,或是讓它變得更好用、更順手。若你平常會用 Email 來寄送 PDF 文件,透過 docTrackr 可以即時追蹤文件的使用情形,設定文件的閱讀、編輯或列印權限,或是從遠端將文件銷毀,以防止這份文件遭到外流或被其他人取得。

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簡單來說,當你在瀏覽器安裝 docTrackr 擴充功能後,Gmail 裡會多出一個新的上傳附件按鈕,使用該按鈕你便能夠上傳需要額外保護的 PDF 文件,對方會收到 PDF 附件而不是鏈結形式,當對方開啟文件,你就會取得 Email 通知,也可以在加入附件時設定過期時間,並從 docTrackr 端來控制文件權限。

docTrackr 目前僅支援 PDF 格式,未來將會加入更多可用格式,例如 Office 文件等等,如果你希望可以追蹤文件的開啟情形,或從遠端來進行文件控管,那麼可以搭配這項服務來使用。

擴充功能資訊

元件名稱:docTrackr
適用平台:Chrome
程式語系:英文
官方網站:https://use.doctrackr.com/
安裝頁面:從 Chrome 線上應用程式商店下載

使用教學

開啟 docTrackr 的 Chrome 擴充功能頁面,點擊「加入」將它安裝到瀏覽器,接著打開 Gmail 就能開始使用。目前 docTrackr 只支援 Gmail 網頁版。

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開啟 Gmail 後,會有一些簡單的說明和教學可以參考,導覽會介紹 docTrackr 的運作方式和實際使用效果。

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在「撰寫新郵件」時,下方的工具列會多一個 Secure with docTrackr 按鈕,如果你想透過 docTrackr 來加強 PDF 文件安全性,或是遠端追蹤、控制文件的使用,那麼請使用該功能來上傳 PDF 文件。

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第一次使用必須要註冊 docTrackr 帳戶,填入 Email 和密碼即可建立,免費帳戶每個月的使用配額為 10 個文件,若需要更多配額必須付費升級。

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送出郵件前,還能設定接收者是否有列印、編輯權限,也能選擇附件失效時間。

在文件過期後,收件者將無法繼續使用該附件,也沒辦法開啟檢視。

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完成後,會出現一個恭喜的提示通知,目前你已經有該附件的完整控制權限,點擊 Go to my dashboard 開啟 docTrackr 來查看文件使用情形,當對方開啟文件時你也會收到郵件通知。

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docTrackr 的運作原理為把使用者附件上傳到 docTrackr 進行處理,所以看似是原本的 PDF 文件,卻已加入追蹤等等功能,所以如果你是使用很陽春或安全性不足的 PDF 閱讀器,可能會看到如下畫面,要求使用者安裝 Adobe Reader

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從 docTrackr 的控制台,可以看到 PDF 文件被檢視、列印或編輯的時間,還有完整的分析圖表,顯示開啟的位置定位、使用者等資訊。從控制台來設定你的文件能否被開啟使用,當你選擇 disable 後,就能停止該附件,即便對方有 PDF 檔案也不能夠繼續開啟檢視。

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