Microsoft Forms 微軟線上表單服務,收集資料或製作測驗更方便

Microsoft Forms 微軟線上表單服務,收集資料或製作測驗更方便

現在要製作線上表單已經有相當成熟且穩定服務,例如 Google Forms 或台灣的 SurveyCake,我以前用過的 TypeformWufooJotForm 也都是很老牌的解決方案,個人很喜歡 Typeform 很有質感的表單,或許該來找時間再重新整理再次介紹這些表單服務。話說回來,Google Forms 應該是最容易上手、整合性較強的表單服務,無論設計一般互動式表單或線上測驗都能勝任,亦可連結一些第三方服務,當然如果你是自行架站也可將表單嵌入網頁。

本文要介紹的「Microsoft Forms」是微軟旗下的線上表單服務,這項服務早在 2016 年就已出現,不過早期只有提供給 Office 365 企業用戶或教育用戶使用,近期已經全面開放給所有使用者,這也意味著在 Google 表單以外我們又有一個很值得信賴、穩定且安全性夠高的線上表單服務解決方案。

Microsoft Forms 依附在 Microsoft 365(微軟的辦公室套件雲端辦公室方案),也可找到 Word、Excel、PowerPoint、OneNote 或 OneDrive 這些大家熟悉的服務線上版,只要登入微軟帳戶即可使用,透過表單功能可建立一般表單或是測驗形式表單,自訂表單名稱、說明和每個欄位,切換不同佈景主題和配色,最終產生為鏈結、QR Code、內嵌代碼就能開始收集使用者資訊。

大致來說 Microsoft Forms 和 Google Forms 一樣沒有什麼難度,欄位設定就跟一般所見即所得編輯器操作方式差不多,可以很輕鬆、快速製作出自己需要的表單,當然為了應付行動裝置各種不同螢幕大小,表單服務也已經具備自適應網頁設計功能,即使在手機瀏覽器也能正常瀏覽 Microsoft 表單。

Microsoft Forms
https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes

使用教學

STEP 1

開啟 Microsoft Forms 登入微軟帳戶就能在 Microsoft 365 側邊欄找到「表單」功能,從新增可選擇要「新增表單」或是「新增新測驗」,一般如果要收集使用者意見的話只要選擇表單即可。

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STEP 2

Microsoft Forms 編輯器很好上手,本身也有中文介面,新增表單後先設定一下表單名稱和說明,接著點選「新增」開始加入欄位。

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將預設「未命名的表單」換掉,改成你要使用的表單名稱和說明。

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STEP 3

點選「新增」會顯示一些可用的欄位類型,像是選項、文字、評分、日期、排名、李克特量表、Net Promoter Score 和區段,因為都有圖例稍微測試一下就能理解。

新增欄位後就能進行欄位設定,加入欄位名稱、說明、是否為開放性回答、是否必答等等,如果是新增測驗的話就能設定題目答案。

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如果你想在表單裡加入圖片的話,也可點選右上角選項開啟 Bing 圖像搜尋功能,在這裡搜尋查找標記為 Creative Commons 授權的影像,快速取用並加入你要製作設計的表單中。此外,也能連接使用者的 OneDrive 雲端硬碟或上傳圖片。

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STEP 4

點選右上角「佈景主題」更換不同表單配色,也有一些較為活潑、有圖案的設計。

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STEP 5

想要知道表單實際呈現的樣貌嗎?點選表單編輯右上角「預覽」就能看到,還能切換在電腦或行動裝置顯示樣式,如果前面介紹所述,Microsoft Forms 製作的表單可在電腦或手機正常瀏覽、使用,不會發生問題。

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STEP 6

完成後點選右上角「傳送」就能產生表單鏈結,除了有鏈結形式,也能嵌入網站或是郵寄給其他人,Microsoft Forms 提醒使用者擁有連結的任何人都可以回應,如果你只想收集部分的回饋,記得不要把鏈結外流。

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試著以 Microsoft Forms 做了一個簡單的聯絡表單,看起來中規中矩,和 Google 表單設計出來的樣式差不多,最下方會標示這個表單是由 Microsoft Forms 提供,不過提交的資料會傳送給表單擁有者。

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STEP 7

如果使用者新增的是「測驗表單」,可以加入每個問題、答案項目,也能設定每個題項會有的點數得分。

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一般測驗可能會有的選擇題、問答題,都能在 Microsoft Forms 選擇,例如四選一的問答方式,設定好正確答案後還能調整是否為複選題、將答案順序亂數顯示等等,主要選項都在下方,右下角選單也有幾個功能。

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STEP 8

從右上角開啟「設定」選項,可以選擇是否要自動顯示測驗結果,如果想要設定表單的開始、結束日期、隨機變換問題、針對回應傳送電子郵件通知,都能在這裡找到,選項部分來說略顯陽春,不過在設計上相當直覺。

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透過微軟表單收集到的結果可以在「回應」部分看到,除了檢視結果,亦可透過 Excel 試算表開啟以便進行更多的分析或運算,不過我沒有實際使用 Microsoft Forms 收集太多數據的經驗,這部分就留給使用者自行研究。

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值得一試的三個理由:

  1. Microsoft Forms 微軟線上表單服務,可以製作表單或測驗
  2. 自訂表單各項欄位,透過產生鏈結、嵌入網頁或 Email 方式收集資料
  3. 可在電腦或行動裝置上正常閱讀和使用
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