說到辦公室最常用的工具，PDF 可能是其中一項，PDF 可攜式文件格式因為有保留原始文件排版特性，亦能在行動裝置或網頁快速開啟，已經成為現今相當普遍被使用的檔案格式。PDF 相關工具已經介紹過不少，例如知名的 Smallpdf 可在線上進行轉檔、合併、分割、壓縮或簡單編輯，或像是 PDF.io、iLovePDF 這類多合一工具能處理各種 PDF 大小事務，當然最多人碰到的還是 PDF 轉檔相關問題。
文件壓縮
Apowersoft 線上文件壓縮工具，支援各種常見圖片、影片格式和 PDF
Apowersoft 是一家專注於多媒體、辦公室和行動裝置應用程式的開發商，但我更偏好這家公司提供的免費線上工具，例如 Apowersoft 免費線上影片下載器和線上影音轉換器都是很方便的服務，這些服務的特色是不用額外下載或安裝軟體，只要透過瀏覽器就能完成需要的工作，無論是螢幕錄影、錄音、文件壓縮、轉檔或 PDF 編輯一應俱全。不過有些人可能還是習慣使用軟體來完成手邊的工作，那也沒關係，Apowersoft 也提供可安裝使用的軟體解決方案。
Lightweight PDF 免費文件壓縮工具，最多可將 PDF 縮小 90%（Mac）
EasyPDF 免費線上 PDF 轉換器，轉檔編輯文件皆可快速完成免安裝軟體
Hipdf：免費 PDF 轉檔、壓縮、合併、分割、編輯和圖片處理工具
YouCompress 免費線上壓縮工具，針對各類型檔案壓縮以減少容量
如果要將圖片、文件或影音檔案放上網路，上傳到第三方服務基本上不用管檔案大小，只要不超過服務規定的上限，假如是自己的主機空間，就得顧及開啟速度和流量，這時候先壓縮檔案是更好的作法。原則上各種常見檔案類型應該都是可壓縮的，例如圖片可用 TinyJPG 或 Compressor.io 等圖片壓縮工具處理，文件的話有 SmallPDF 可用，影片則可選擇線上的影片壓縮轉檔服務 Clipchamp，這些工具我都曾介紹過。