Expire Google Drive Files 讓 Google 雲端硬碟共用連結在指定時間後自動失效

若聊到最常使用的雲端硬碟，你會選擇 Dropbox、OneDrive 或是 Google Drive 呢？我平常習慣使用 Dropbox 同步資料，需要共同編輯時，我還是傾向 Google Drive 支援多人線上即時協作。大部分使用者都有 Google 帳戶，使用上比較沒有問題。但如果你曾使用 Google Drive 分享檔案，會發現其實它的分享功能不夠強大，而且可能隱藏一些問題。

檔案或文件儲存在 Google Drive 雲端硬碟時，預設情況下只有自己有檢視編輯權限，但如果你透過分享功能讓朋友同事可以檢視甚至是編輯文件，產生的分享鏈結是會永久存在的，也就是說若使用者沒有手動取消、停止共享，這個鏈結將永遠可以存取檔案。

有鑑於此，國外開發者 Amit Agarwal 開發了一款免費小工具「Expire Google Drive Files」，能讓我們在分享檔案時設定分享鏈結的過期時間，當時限一到自動取消停用分享鏈結。這支程式放在 Google Script，因此無須下載軟體，只要開啟程式頁面後完成應用程式授權就能直接使用。

接下來我會示範如何使用 Expire Google Drive Files 來產生可以自動失效的檔案分享鏈結。

網站名稱：Google Drive Auto Expire Files
網站鏈結：https://www.labnol.org/expire

使用教學

STEP 1

開啟 Google Drive Auto Expire Files 鏈結後，會打開 Google Script 網站，如果你目前已經在登入 Google 帳戶的狀態，直接點選「Review Permissions」來查看授權。

因為 Google Drive Expiration 會需要存取你 Google 雲端硬碟檔案的權限，才能讓你在程式內選擇要分享的檔案，因此跳出權限畫面時記得點選「允許」來跳到下一步。

STEP 2

接著就會看到 Google Drive Auto Expire Files 功能，這個小工具的介面設計很簡單易懂，只要選擇你要分享的檔案（資料夾）後，設定要分享檢視或編輯權限的 Email，最後選擇自動失效的時間就會自動執行，完全不用使用者做其他操作，非常好用。

點選步驟一的「Open Drive」綠色按鈕，跳出一個讓你選擇檔案的視窗，你可以選擇要分享單一文件或整個資料夾，選好以後按下「Select」藍色按鈕。

STEP 3

指定要分享的對象，左邊為檢視權限、右邊則是編輯權限，輸入對方的 Email 即可（你可以從其他地方例如 Gmail 來找到要分享對象的 Email 地址），如果有多個使用者記得每個 Email 之間以半形的逗號分隔。

STEP 4

最後，設定分享鏈結自動失效的時間，預設為 10 天，單位有小時、日、週、月和年。設定完畢後點選下方的「Set Expiration」就能將這個限時分享鏈結寄到對方 Email 信箱。

STEP 5

在 Google Drive Auto Expire Files 頁面下方還能看到你目前共享的檔案或資料夾，同時後面會顯示該鏈結會在多久以後自動失效（你也可以點 Cancel 取消）。

以上就是很基本的小工具用法，當然也可改善 Google Drive 雲端硬碟目前暫時沒有辦法設定分享時間的問題（如同前面提到的必須自己取消共享鏈結，否則該檔案就能夠一直被存取），我想可能多少都能解決某些人分享檔案後忘記把權限關掉的狀況。