使用 iWork 分享「唯讀文件」,僅讓對方檢視、閱讀,無法編輯修改內容

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iWork 是 Apple 旗下的 Office 辦公室應用程式,分為 Pages 文書處理、Keynote 簡報程式和 Numbers 試算表程式三大項目,使用 Mac 的朋友如果有在電腦裡安裝 iWork,儲存到 iCloud 的文件還能直接從網頁端來檢視或編輯,iWork for iCloud 是 iWork 網頁版,透過瀏覽器登入 Apple iCloud 帳戶後即可開啟雲端版文書處理工具,免下載、免安裝,免費在線上建立或編輯文件,支援微軟 Office 格式。

在微軟宣布 Office for iPhone、Android 免費下載並推出 Office for iPad 後,Apple 也不讓微軟專美於前,隨即發佈「分享僅檢視文件」功能,使用者可利用 iWork 能產生文件分享鏈結,當對方開啟後就能直接從瀏覽器來閱讀 Pages、Keynote 或 Numbers 的內容,並限制對方只能閱讀而不可編輯或修改內容。

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如果你在工作上需要提供文字檔或投影片等文件,交給其他人審核校閱,例如部落客很常遇到把文章先給合作廠商審稿的情形,利用 iWork 新功能來共享唯讀文件,就不用擔心檔案被其他人隨意編輯修改。

目前 iWork 的「僅檢視」分享功能已在 Mac、iOS 及 iCloud 平台上更新,大家可以去試用看看,即使你不是使用 Mac,依然可以免費建立一個 Apple ID 來使用 iWork for iCloud 雲端版。

網站名稱:iCloud
網站鏈結:https://www.icloud.com/

使用教學

開啟 iCloud 登入你的 Apple ID 後,就會看到 Pages、Numbers 和 Keynote 三種 iWork 功能,點擊後即可立即使用。如果你本身有使用 Mac 或 iOS 版的 iWork,儲存在 iCloud 的文件也能從網頁版來檢視或編輯。

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點擊上方的齒輪按鈕,選擇「上傳文件」,把電腦裡的檔案上傳到 iWork for iCloud,透過瀏覽器來編輯或共享文件,即使電腦裡沒有安裝文書處理工具,依然能夠開啟文件。

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點擊右上角的分享按鈕(右邊數過來第三個),按下 Share Document 分享文件,這個功能在 Pages、Keynote 及 Numbers 都有。

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在分享權限(Permissions)選擇 View Only ,就能限制對方只能瀏覽或下載文件,而不能直接在網頁上編輯修改內容,上方的 Document Link 即為文件的共享鏈結,選擇後將它複製使用。

如要停止分享,可重複一樣的動作,點擊下方的 Stop Sharing ,即使對方仍開啟檢視視窗,也會被立即登出。

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另外,iWork for iCloud 也能讓你在文件上加入密碼(Add Password),當文件相當重要、且你不希望被其他知道鏈結的使用者任意開啟時,可以加入密碼保護。

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對方開啟文章分享鏈結後,即使沒有登入 Apple ID、iCloud 也能看到內容,使用滑鼠無法複製、選取內文,但可利用右上角的下載按鈕來將文件完整下載、保存回電腦。

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如果你有投影片,也可上傳到 iWork for iCloud,利用分享唯讀文件方式,產生線上檢視的鏈結,就能直接從瀏覽器裡來播放或瀏覽簡報,當然使用者也可以把它下載下來,作為文件共享服務來使用。

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