不小心覆蓋 Word 檔案?使用 Dropbox 版本紀錄功能一鍵救回教學

不小心覆蓋 Word 檔案,使用 Dropbox 版本紀錄功能一鍵救回
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話先說在前面,本文僅限於從頭到尾都把文件保存到 Dropbox,且已利用同步功能正常備份文件。如果你不是使用 Dropbox,或者在覆蓋掉檔案後才把它移到雲端硬碟等等,皆無法使用這個操作方法來還原救回檔案。

前段時間有朋友在臉書上哀嚎,她辛苦敲了一整天的 Word 文件,卻因為自己一個不小心被舊檔覆蓋,導致整天做白工,簡直欲哭無淚。我想很多人都曾遇過類似問題。

謹慎一點的人會把文件保存到幾個不同路徑,或者依照時間儲存成不同版本,但這有點土法煉鋼,因為 Dropbox 本身就已經內建「版本紀錄」功能(或者又被稱為版本控制),但你不一定知道它藏在那裡,透過這篇文章我想要來介紹這個非常實用的設計,可別以為 Dropbox 只能用來儲存檔案而已。

什麼是 Dropbox 版本記錄呢?簡單來說,它會自動保存每次文件差異,產生各個時間點的檔案「版本」,也就是說假設一個文件經過十次的編輯,就會產生十個版本紀錄。這些記錄不會佔用額外的雲端儲存容量,但免費版有 30 天的保留時間限制,只是這期間也已經夠長夠用了!

當你將檔案保存到 Dropbox 雲端硬碟,連接網路完成同步後,就能隨時透過「版本紀錄」來回溯到某個時間的文件。如果你不小心用舊檔案覆蓋掉新檔案,導致編輯後的內容遺失,透過這項設定即可恢復文件,不限於 Office 格式。

如何將 Dropbox 文件還原到其他版本紀錄?

STEP 1

這項功能只能在 Dropbox 網頁端操作,即使透過右鍵選單來「檢視過去版本」,也是會開瀏覽器,必須登入 Dropbox 才能繼續使用。

如果你已將檔案刪除,請先參考以下教學把 Dropbox 檔案回復:

從 Dropbox 選擇你要回復的文件,按下右鍵後從選單選擇「之前的版本」。

不小心覆蓋 Word 檔案,使用 Dropbox 版本紀錄功能一鍵救回

STEP 2

若你中途有編輯過檔案,在「版本紀錄」裡就能看到每個時間儲存下來的版本和檔案大小,以及編輯作者、電腦名稱。點選前面鏈結可以下載取得某個時間的檔案狀態。

要把檔案還原至更早以前的版本,只要選擇「版本」前核選方塊,按下右下角的「還原」按鈕,文件就會返回到其他版本紀錄囉!

不小心覆蓋 Word 檔案,使用 Dropbox 版本紀錄功能一鍵救回

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